Este documento irá apresentar todos os processos de uma rotina de controle de contas a pagar, desde emissão ate suas respectivas permissões, segue abaixo o passo-a-passo para controle destes procedimentos:
- Gerando contas a pagar a partir do Pedido de Compras:
A tela de Pedido de Compras é utilizada para registrar e controlar os pedidos efetuados em uma empresa.
Para gerar contas a pagar a partir do pedido de compra, acesse o caminho Estoque > Pedido de Compra.
Com o pedido de compra finalizado e após realizar o recebimento do pedido, clique no botão Gravar(F10), em seguida o sistema retornará com a confirmação se deseja gerar duplicatas, clique em SIM, conforme exemplo abaixo:
Ao informar que será gerada a duplicata o sistema retornará com a tela de indicação da conta corrente e a tela abaixo será aberta:
Nesta janela irá constar a conta a pagar gerada com suas respectivas parcelas, clique em Sair ou aperte ESC e automaticamente a conta já estará disponível no caminho: Contas a pagar > Digitação, conforme imagem abaixo:
- Gerando contas a pagar a partir da NF-e de entrada:
A Nf-e de entrada é realizada pela importação do XML de uma Nota Fiscal de Compra.
Para saber melhor como funciona a importação da nota, acesse o link abaixo:
Para gerar contas a receber a partir da tela da Nota Fiscal de Compra, acesse o caminho: Fiscal > Nfe Cadastro > Nfe Digitação.
Com a Nota Fiscal importada, clique no botão Gravar (F10) e em seguida o sistema retornará com a confirmação, se deseja gerar duplicatas no contas a pagar para esta nota, clique em SIM, conforme exemplo abaixo:
Ao informar que será gerada a duplicata o sistema retornará com a tela de indicação do prazo fatura, informe o mesmo, selecione a conta corrente e a tela abaixo será aberta:
Nesta janela irá constar a conta a pagar gerada, com suas respectivas parcelas, clique em Sair ou digite ESC, automaticamente a conta já estará disponível no caminho: Contas a pagar > Digitação, conforme imagem abaixo:
- Baixa Simples do Contas a Pagar:
Esta tela é utilizada para efetuar a baixa simples de uma conta a pagar. Para isso, acesse o caminho Contas a Pagar > Baixa Simples e o sistema irá abrir a tela abaixo:
Selecione a parcela que deseja efetuar a baixa, clique no botão Confirmar e o sistema irá abrir a seguinte tela:
Insira as informações pertencentes ao pagamento, clique no botão Dar Baixa e a conta será liquidada.
- Renegociação de Parcelas
Esta tela é utilizada para renegociar parcelas, sendo possível alterar valores, data de vencimento entre outros. Para isso, acesse o caminho Contas a Pagar > Renegociação de Parcelas e o sistema abrirá a seguinte tela:
Selecione a parcela que deseja realizar a renegociação, clique em Editar e o sistema abrirá a seguinte tela:
Os campos disponíveis para alteração são os de Vencimento, V.Parcela, Acréscimo, Acréscimo(%), Desconto e Desconto(%).
Após inserir as alterações clique em F10 Gravar e a conta a pagar já será alterada conforme a renegociação realizada.
- Estorno de uma conta baixada:
Esta tela é utilizada quando uma conta é baixada indevidamente, sendo possível realizar o estorno da mesma.
Para realizar este procedimento acesse o caminho: Contas a Pagar > Estorno (Exclusão), clique em pesquisar e selecione a conta que deseja estornar e em seguida clique no botão confirmar, conforme exemplo abaixo:
Após confirmar será aberta a aba de confirmação de exclusão, conforme exemplo abaixo:
Clique no botão excluir, em seguida retornará um aviso que o pagamento foi excluído com sucesso e a parcela voltará para a tela do contas a pagar no caminho: Contas a Pagar > Digitação.
- Cancelamento de Parcelas:
Caso o usuário necessite realizar o cancelamento de parcelas do contas a pagar acesse o caminho: Contas a Pagar > Digitação, clique em pesquisar e selecione a conta que deseja realizar o procedimento, conforme exemplo abaixo:
Após abrir a conta, selecione a parcela, clique no botão Cancelar Parcela e o sistema irá abrir uma janela para inserir a justificativa de cancelamento, conforme exemplo abaixo:
Digite a justificava sendo necessário no mínimo 15 caracteres. Após este procedimento o sistema fará o cancelamento da parcela e automaticamente o valor total diminuirá, conforme exemplo abaixo:
Vale lembrar que é possível ativar a parcela novamente, utilizando a mesma tela, na aba Histórico de parcelas canceladas, basta clicar no botão Ativar Parcela, conforme exemplo abaixo:
- Permissões de Usuários:
Caminho: Configurações > Permissões > Permissões de usuários.
A permissão de usuário é utilizada para habilitar ou restringir determinadas telas do sistema, segue abaixo algumas permissões relacionadas e que impedem de usar a tela do contas a pagar:
CTA. Pagar – Digitação – (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Digitação de Contas a Pagar que se localiza em: Contas a Pagar > Digitação;
CTA. Pagar – Baixa Simples – (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Baixa Simples de Contas a Pagar que se localiza em: Contas a Pagar > Baixa Simples;
CTA. Pagar – Estorno – (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Estorno de Contas a Pagar que se localiza em: Contas a Pagar > Estorno (Exclusão);
Cancelar Parcelas nas Contas – (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Cancelar Parcelas nas Contas que se localiza em: Contas a Pagar >Digitação > Selecione a conta > Botão Cancelar Parcelas;
Renegociação de Parcelas – Contas a Pagar – (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Renegociação de Parcelas que se localiza em: Contas a Pagar > Renegociação de Parcelas;
Relatório – Contas a Pagar (Futura Server): Esta permissão libera o acesso a tela de Relatórios de Contas a Pagar o que se localiza em: Relatórios > Contas a Pagar > Geral;
- Relatórios Contas a Pagar
Segue abaixo alguns modelos de relatórios sobre as contas a pagar geradas no sistema.
Os exemplos a seguir encontram-se no caminho Relatórios > Contas a Pagar > Geral.
Tipo: Abertas
Este relatório exibe informações sobre as contas a pagar geradas no sistema e que estão com o status aberto, ou seja, pendentes de pagamento.
Tipo: Liquidadas
Este relatório exibe informações sobre as contas a pagar geradas no sistema e que estão com o status liquidado.
Tipo: Extrato
Este relatório exibe em formato de extrato as informações sobre contas a pagar e pagas geradas no sistema.
